Hướng dẫn gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT Viettel xử lý sai sót hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc phát sinh sai sót là điều khó tránh khỏi, đặc biệt với các doanh nghiệp mới làm quen. Hiểu rõ cách xử lý và gửi thông báo sai sót theo quy định là vô cùng quan trọng. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT Viettel cho các trường hợp sai sót nhỏ, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình và tránh các rủi ro không đáng có.

Khi nào doanh nghiệp cần lập Mẫu 04/SS-HĐĐT gửi Cơ quan thuế?

Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp cần lập Mẫu 04/SS-HĐĐT và nộp cho cơ quan thuế khi phát hiện có sai sót trên hóa đơn điện tử đã phát hành. Mẫu này được sử dụng để thông báo với Cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử hoặc thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn. Đặc biệt, Mẫu 04/SS-HĐĐT có thể dùng để thông báo lỗi sai của một hoặc nhiều hóa đơn điện tử cùng lúc, và có thể được lập, gửi trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử Viettel với vài thao tác đơn giản.

Lưu ý quan trọng: Nếu hóa đơn đã được xử lý sai sót và nộp 04/SS-HĐĐT mà vẫn tiếp tục xảy ra sai sót, doanh nghiệp phải thực hiện lại bước xử lý sai sót và nộp lại mẫu này.

Phân loại sai sót và hướng xử lý tương ứng

Việc xử lý sai sót hóa đơn điện tử được chia thành hai loại chính:

1. Sai sót nhỏ

Đây là các sai sót không làm thay đổi nội dung nghĩa vụ thuế của người bán và người mua. Các trường hợp điển hình bao gồm:

• Sai tên người mua: Không cần lập lại hóa đơn, chỉ cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan thuế và thông báo cho bên mua.
• Sai địa chỉ người mua: Tương tự, không cần lập lại hóa đơn, gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT và thông báo cho bên mua.
• Sai cả tên và địa chỉ nhưng đúng mã số thuế: Vẫn tiến hành gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan thuế và thông báo cho bên mua.
• Các sai sót nhỏ khác không ảnh hưởng đến phần tiền như sai số điện thoại, email.

Đối với các sai sót nhỏ này, quy trình xử lý chủ yếu là thông báo cho cơ quan thuế bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT mà không cần lập hóa đơn thay thế hay điều chỉnh.

2. Sai sót lớn

Đây là các sai sót làm thay đổi nghĩa vụ thuế hoặc các thông tin trọng yếu của hóa đơn. Đối với các trường hợp này, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện:

• Sai mã số thuế người mua: Phải lập hóa đơn thay thế, kèm theo biên bản thỏa thuận giữa hai bên.
• Sai thuế suất, số tiền, tiền thuế, đơn giá, thành tiền: Phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, kèm theo biên bản thỏa thuận.
• Sai mặt hàng, quy cách, số lượng, đơn vị tính: Phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, kèm theo biên bản thỏa thuận.
• Sai mã hàng hóa, mã vạch, thông tin kỹ thuật: Phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, kèm theo biên bản thỏa thuận.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm hướng dẫn chi tiết về cách điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử.

Hướng dẫn lập Mẫu 04/SS-HĐĐT trên phần mềm hóa đơn điện tử Viettel

Quy trình lập Mẫu 04/SS-HĐĐT trên phần mềm hóa đơn điện tử Viettel (SInvoice) được thiết kế khá đơn giản. Các bước thực hiện như sau:

1. Bước 1: Truy cập vào chức năng xử lý sai sót, chọn Thông báo HĐ sai sót 04ss-HDDT.
2. Bước 2: Nhấn nút Thêm để bắt đầu tạo thông báo mới.
3. Bước 3: Click chọn hóa đơn điện tử có sai sót cần thông báo.
4. Bước 4: Chọn ký hiệu, số của hóa đơn cần lập thông báo sai sót.
5. Bước 5: Điền cụ thể lý do sai sót và nhập lại thông tin đúng của hóa đơn.
6. Bước 6: Bấm Lưu và ký thông báo 04ss.
7. Bước 7: Xem và in PDF 04ss đã tạo và thông báo PDF 04ss của Thuế. Đảm bảo chọn đúng thông điệp 301 khi có yêu cầu.
8. Bước 8: Gửi email hoặc tải tệp XML thông báo 04ss để nộp cho cơ quan thuế.

Việc tuân thủ đúng các bước này sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành việc gửi thông báo sai sót một cách nhanh chóng và chính xác.

Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT theo quy định

Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT phụ thuộc vào trường hợp phát hiện sai sót:

• Trường hợp bên bán tự phát hiện sai sót: Theo khoản 1 điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC, thời hạn nộp thông báo là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.
• Trường hợp gửi thông báo theo yêu cầu của cơ quan thuế: Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT. Người bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT trong thời hạn ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT.

Việc tuân thủ thời hạn nộp thông báo sai sót giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

Lưu ý quan trọng từ ngày 01/06/2025

Kể từ ngày 01/06/2025, nghiệp vụ "Hủy hóa đơn" sẽ chính thức bị bãi bỏ. Trong trường hợp hóa đơn đã phát hành nhưng giao dịch bị hủy bỏ hoặc có sai thông tin cần hủy để lập hóa đơn mới, doanh nghiệp sẽ thực hiện điều chỉnh giảm về 0 (tương đương với việc hủy hóa đơn cũ). Quy trình này cần tuân thủ theo hướng dẫn cụ thể để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn mới.

Lời kết

Việc hiểu rõ quy trình và các quy định liên quan đến việc gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT Viettel là vô cùng cần thiết để doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả. Bằng cách áp dụng đúng các bước hướng dẫn trên phần mềm hóa đơn điện tử Viettel và tuân thủ thời hạn nộp, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thông suốt. Nếu gặp vướng mắc, đừng ngần ngại liên hệ bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của M-Invoice hoặc tổng đài Viettel để nhận được sự trợ giúp kịp thời.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn về hóa đơn điện tử hoặc đăng ký sử dụng dịch vụ, vui lòng liên hệ Hotline/Zalo: 0988 313 733 hoặc Email: anlh53@viettel.com.vn để được hỗ trợ tốt nhất.