Hướng dẫn chi tiết cách điền Mẫu số 01/PLI báo cáo thay đổi lao động 2026

Việc báo cáo định kỳ tình hình thay đổi lao động là trách nhiệm pháp lý quan trọng của mọi người sử dụng lao động tại Việt Nam. Mẫu số 01/PLI là biểu mẫu cốt lõi để thực hiện nghĩa vụ này, giúp cơ quan nhà nước quản lý hiệu quả biến động lao động. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết cách điền Mẫu 01/PLI theo quy định mới nhất năm 2026, đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Trách nhiệm báo cáo tình hình thay đổi lao động

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và các nghị định hướng dẫn, người sử dụng lao động có nghĩa vụ khai trình và báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động. Cụ thể:

• Khai trình lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
• Định kỳ báo cáo tình hình thay đổi lao động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP (dựa trên các nghị định trước đó) quy định rõ thời hạn và cơ quan tiếp nhận báo cáo:

• Thời hạn: 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hàng năm (trước ngày 05 tháng 12). Đối với báo cáo 6 tháng cuối năm 2025, hạn chót là ngày 05/12/2025.
• Cơ quan tiếp nhận: Sở Nội vụ (thay vì Sở Lao động – Thương binh và Xã hội như trước đây). Thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực.
• Đối với khu công nghiệp, khu kinh tế: Báo cáo bổ sung cho Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế.

Mẫu số 01/PLI là gì và vai trò của nó

Mẫu số 01/PLI, ban hành kèm Phụ lục I Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, là biểu mẫu hành chính bắt buộc. Nó dùng để báo cáo định kỳ tình hình thay đổi lao động, bao gồm các thông tin về số lượng lao động, biến động (tuyển mới, nghỉ việc), và các thay đổi liên quan khác. Mẫu này cũng được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp muốn giải trình nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài.

Vai trò quan trọng của Mẫu 01/PLI

• Xác định tính cần thiết: Đối với lao động nước ngoài, mẫu này giúp doanh nghiệp giải trình lý do cần tuyển dụng vị trí chuyên môn cao mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng.
• Cơ sở pháp lý: Là căn cứ để cơ quan nhà nước xem xét và chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước khi cấp giấy phép lao động (Work Permit).
• Quản lý nhà nước: Giúp cơ quan quản lý lao động nắm bắt tình hình nhân sự, biến động lao động trên địa bàn, từ đó có các chính sách phù hợp.

Hướng dẫn điền Mẫu số 01/PLI chi tiết từng mục

Việc điền chính xác Mẫu 01/PLI đòi hỏi sự cẩn trọng và hiểu biết về các quy định hiện hành. Dưới đây là hướng dẫn từng phần:

Phần A: Thông tin chung về người sử dụng lao động

• Tên người sử dụng lao động: Ghi đầy đủ, chính xác tên doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Mã số thuế: Điền mã số thuế của doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở chính: Ghi rõ địa chỉ theo đăng ký.
• Loại hình doanh nghiệp: Chọn loại hình phù hợp (ví dụ: Công ty TNHH, Công ty cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân...).
• Ngành nghề kinh doanh: Ghi ngành nghề chính theo đăng ký.
• Thông tin người liên hệ: Họ tên, chức vụ, số điện thoại, email của người phụ trách báo cáo.

Phần B: Tình hình thay đổi lao động

Đây là phần quan trọng nhất, thể hiện các biến động về lao động trong kỳ báo cáo. Cần điền đầy đủ và chính xác các cột:

• STT: Số thứ tự.
• Họ và tên người lao động: Ghi đầy đủ họ tên.
• Ngày sinh: Điền ngày, tháng, năm sinh.
• Giới tính: Nam/Nữ.
• Vị trí công việc: Ghi rõ chức danh, vị trí làm việc.
• Loại hợp đồng lao động: Ghi rõ loại hợp đồng (không xác định thời hạn, xác định thời hạn, theo mùa vụ...).
• Ngày bắt đầu làm việc: Ngày có hiệu lực của hợp đồng lao động.
• Ngày chấm dứt hợp đồng lao động: Ngày cuối cùng người lao động làm việc (nếu có).
• Lý do chấm dứt hợp đồng: Ghi rõ lý do theo quy định (hết hạn hợp đồng, thỏa thuận hai bên, đơn phương chấm dứt...).
• Trình độ chuyên môn cao nhất: Ghi rõ bằng cấp, chứng chỉ cao nhất đạt được.
• Vị trí công việc yêu cầu trình độ chuyên môn cao: Chỉ điền đối với các vị trí mà người lao động nước ngoài đảm nhận hoặc các vị trí yêu cầu chuyên môn đặc thù.
• Tình trạng thai sản: (Nếu có).
• Tham gia BHXH, BHYT, BHTN: Đánh dấu X vào cột tương ứng nếu người lao động có tham gia.

Phần C: Số liệu tổng hợp

Phần này tổng hợp các số liệu từ Phần B, cung cấp cái nhìn khái quát về tình hình lao động:

• Tổng số lao động đang làm việc (tính đến ngày báo cáo).
• Tổng số lao động tuyển mới trong kỳ.
• Tổng số lao động chấm dứt hợp đồng trong kỳ.
• Số lao động nước ngoài đang làm việc (nếu có).

Hình thức gửi hồ sơ Mẫu 01/PLI

Người sử dụng lao động thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ thông qua các hình thức sau:

• Ưu tiên: Gửi trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Đây là phương thức nhanh chóng, tiện lợi và được khuyến khích áp dụng.
• Trường hợp ngoại lệ: Nếu không thể báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, doanh nghiệp có thể gửi báo cáo bằng bản giấy trực tiếp đến Sở Nội vụ.

Đối với lao động làm việc tại các khu công nghiệp, khu kinh tế, việc báo cáo cần thực hiện đồng thời với Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế.

Lưu ý quan trọng khi thực hiện báo cáo Mẫu 01/PLI

Để đảm bảo quy trình báo cáo diễn ra suôn sẻ và tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

• Thời hạn nộp: Tuyệt đối tuân thủ thời hạn quy định (trước ngày 05/6 và 05/12 hàng năm) để tránh bị phạt.
• Cơ quan tiếp nhận: Xác định đúng cơ quan tiếp nhận báo cáo là Sở Nội vụ.
• Tính chính xác: Thông tin trong báo cáo phải trung thực, chính xác, khớp với hồ sơ lao động thực tế của doanh nghiệp.
• Cập nhật quy định: Thường xuyên theo dõi các văn bản pháp luật mới để cập nhật kịp thời các thay đổi về biểu mẫu và quy trình báo cáo.
• Hồ sơ kèm theo: Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, hồ sơ liên quan có thể được yêu cầu để chứng minh tính chính xác của báo cáo.

Việc hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình hướng dẫn điền mẫu số 01/pli nghị định 145 không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản lý nhân sự, góp phần xây dựng môi trường lao động minh bạch và bền vững.