Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Làm Học Bạ Số Chuẩn Xác Năm 2026

Quy trình thực hiện học bạ số trên hệ thống csdl.hanoi.edu.vn

Việc xây dựng và quản lý học bạ số đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý giáo dục hiện đại. Quy trình này bao gồm nhiều giai đoạn, từ chuẩn bị dữ liệu đến việc ký số và phát hành chính thức.

A. Chuẩn bị dữ liệu học sinh

Công tác chuẩn bị dữ liệu là nền tảng cho việc xây dựng học bạ số. Việc rà soát kỹ lưỡng thông tin học sinh, nhập kết quả học tập và rèn luyện đầy đủ, chính xác là yêu cầu bắt buộc. Đặc biệt, cần lưu ý đến các trường hợp học sinh chuyển đi, chuyển đến hoặc bỏ học để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.

Thời hạn hoàn thành công việc này là trước ngày 25/5/2026.

B. Các công việc thực hiện trên hệ thống csdl.hanoi.edu.vn

I. Các công việc thực hiện ngay

1. Phân công và nhận xét chủ nhiệm: Rà soát việc phân công chủ nhiệm học kỳ II, đảm bảo mỗi lớp có giáo viên chủ nhiệm phụ trách. Giáo viên chủ nhiệm sẽ thực hiện nhận xét cá nhân cho từng học sinh trong học bạ.
2. Cập nhật hồ sơ học sinh: Quản lý hồ sơ học sinh được thực hiện thông qua mục Quản lý hồ sơ học sinh, đảm bảo thông tin cá nhân, lịch sử học tập được cập nhật đầy đủ.
3. Hoàn thiện dữ liệu học bạ: Quản trị viên thực hiện tính tổng kết điểm cho học sinh để xét lên lớp, ở lại lớp hoặc xét các danh hiệu thi đua. Giáo viên chủ nhiệm nhập thông tin khen thưởng cuối năm hoặc khen thưởng đột xuất.
4. Xem kết quả tổng kết và nhận xét: Giáo viên và cán bộ quản lý xem lại toàn bộ kết quả tổng kết cuối năm, đảm bảo tính chính xác trước khi điền nhận xét cá nhân.
5. Xác nhận hoàn thành và khóa sổ điểm: Khi toàn bộ dữ liệu học bạ đã đầy đủ và chính xác, quản trị viên thực hiện xác nhận hoàn thành và khóa sổ điểm.
6. Cấu hình người ký học bạ: Quản trị nhà trường thiết lập thông tin người ký trên học bạ số, thường là Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng được ủy quyền.

II. Các công việc thực hiện khi có chữ ký số

Việc áp dụng chữ ký số mang lại tính pháp lý và bảo mật cao cho học bạ điện tử.

1. Quản lý chứng thư số nhà trường: Đăng ký chứng thư số cho nhà trường trên hệ thống để có thể ký số học bạ. Chứng thư số này cần được Sở/Phòng giáo dục duyệt.
2. Đăng ký tài khoản ký số: Giáo viên và cán bộ quản lý cần đăng ký tài khoản ký số cá nhân. Lưu ý chọn đúng loại chữ ký (Remote Signing cho giáo viên, USB Token cho cán bộ quản lý) và cài đặt các phần mềm cần thiết.
3. Duyệt tài khoản ký giáo viên: Quản trị nhà trường thực hiện phê duyệt các tài khoản chữ ký số của giáo viên.
4. Cấu hình tài khoản ký cán bộ quản lý: Xác định cán bộ quản lý (Hiệu trưởng/Phó Hiệu trưởng) sẽ có thẩm quyền ký xác nhận học bạ số.

III. Các công việc thực hiện sau ngày 25/5/2026

1. Tạo học bạ số: Giáo viên chủ nhiệm hoặc quản trị viên tạo học bạ cho từng lớp hoặc toàn trường.
2. Giáo viên chủ nhiệm ký duyệt: Giáo viên chủ nhiệm kiểm tra lại toàn bộ thông tin học bạ của học sinh lớp mình phụ trách và thực hiện ký số.
3. Cán bộ quản lý ký duyệt: Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng thực hiện ký duyệt học bạ sau khi giáo viên chủ nhiệm đã hoàn tất.
4. Nhà trường ký phát hành: Bộ phận văn thư hoặc cán bộ được giao quản lý chứng thư số của nhà trường thực hiện ký phát hành học bạ số.

Hướng dẫn giáo viên ký học bạ số trên vnEdu

vnEdu là một nền tảng giáo dục số phổ biến, cung cấp công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý học bạ điện tử.

Bước 1: Đăng nhập tài khoản CSDL của giáo viên trên hệ thống vnEdu.

Bước 2: Chuyển đến mục 'Học bạ số'.

Bước 3: Tạo học bạ số cho học sinh theo mục 2.1 của quy trình.

Bước 4: Kiểm tra và bổ sung thông tin còn thiếu của học sinh trong hồ sơ cá nhân.

Bước 5: Chọn học sinh muốn tạo học bạ. Lưu ý, chỉ có thể tạo học bạ khi tất cả thông tin học sinh đã được điền đầy đủ.

Bước 6: Giáo viên thực hiện ký duyệt học bạ tại mục 2.2. Chọn đúng khối, lớp và xác nhận yêu cầu ký số được gửi về điện thoại.

Một số lưu ý quan trọng khi làm học bạ số

Để quá trình làm học bạ số diễn ra suôn sẻ và đảm bảo tính chính xác, các nhà trường và giáo viên cần lưu ý một số điểm sau:

• Kiểm tra kỹ thông tin: Trước khi thực hiện ký duyệt, cần rà soát kỹ lưỡng toàn bộ thông tin cá nhân, kết quả học tập và các nhận xét trong học bạ để tránh sai sót.
• Đảm bảo kết nối mạng: Quá trình thực hiện và ký số học bạ đòi hỏi kết nối mạng ổn định.
• Bảo mật thông tin: Tuyệt đối bảo mật thông tin tài khoản và chữ ký số cá nhân, tránh trường hợp lộ lọt thông tin gây ảnh hưởng đến công tác quản lý.
• Tuân thủ quy trình: Thực hiện đúng các bước trong quy trình đã được quy định bởi Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng như quy định của từng địa phương.
• Sử dụng đúng chức năng: Nắm rõ chức năng của từng tài khoản (quản trị viên, giáo viên chủ nhiệm, cán bộ quản lý) để thực hiện đúng vai trò và nhiệm vụ của mình.

Việc chuyển đổi sang hình thức học bạ số không chỉ giúp giảm tải giấy tờ, lưu trữ thuận tiện mà còn nâng cao hiệu quả quản lý giáo dục, hướng tới một nền giáo dục hiện đại và chuyên nghiệp hơn.