Hướng dẫn chi tiết thanh toán chi phí quản lý dự án năm 2026

Việc quản lý và thanh toán chi phí quản lý dự án là một khâu quan trọng, đòi hỏi sự tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật hiện hành. Với những thay đổi trong các văn bản pháp quy, việc cập nhật và nắm vững hướng dẫn chi chi phí quản lý dự án trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết, đặc biệt là trong bối cảnh năm 2026 với nhiều cập nhật mới.

Quy định về chi phí quản lý dự án đầu tư xây dựng

Theo Nghị định 10/2021/NĐ-CP, chi phí quản lý dự án đầu tư xây dựng được hiểu là chi phí tối đa nhằm đảm bảo dự án được quản lý hiệu quả, phù hợp với thời gian và phạm vi công việc đã được phê duyệt. Chi phí này được xác định dựa trên định mức tỷ lệ phần trăm (%) hoặc lập dự toán chi tiết, tùy thuộc vào hình thức tổ chức quản lý dự án, thời gian thực hiện, quy mô và đặc điểm của dự án.

Việc quản lý chi phí này được thực hiện trên cơ sở dự toán xác định hàng năm, phản ánh đúng nhiệm vụ và các chế độ, chính sách liên quan. Chỉ những thay đổi lớn về phạm vi công việc, tiến độ thực hiện hoặc điều chỉnh dự án mới cho phép điều chỉnh chi phí quản lý dự án.

Nội dung chi phí quản lý dự án đầu tư xây dựng

Chi phí quản lý dự án được sử dụng để tổ chức và thực hiện các công việc quan trọng sau đây, đảm bảo dự án tiến triển thuận lợi:

• Giám sát chặt chẽ công tác khảo sát xây dựng.
• Hỗ trợ trong việc tuyển chọn thiết kế kiến trúc hoặc lựa chọn phương án thiết kế tối ưu.
• Thực hiện công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư thuộc trách nhiệm của chủ đầu tư.
• Lập và thẩm tra Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật.
• Lập, thẩm tra thiết kế xây dựng triển khai sau thiết kế cơ sở và dự toán xây dựng.
• Tổ chức lựa chọn nhà thầu trong hoạt động xây dựng.
• Quản lý toàn diện chất lượng, khối lượng, tiến độ và chi phí xây dựng, cũng như hợp đồng xây dựng.
• Quản lý hệ thống thông tin công trình.
• Thu thập, cung cấp dữ liệu phục vụ công tác quản lý chi phí đầu tư xây dựng theo yêu cầu.
• Đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh môi trường trong suốt quá trình thi công.
• Xác định định mức dự toán mới hoặc điều chỉnh định mức dự toán cho công trình.
• Xác định giá xây dựng công trình và chỉ số giá xây dựng.
• Kiểm tra chất lượng vật liệu xây dựng.

Quy định về quản lý, sử dụng các khoản thu từ hoạt động quản lý dự án nguồn vốn sự nghiệp

Trước đây, Thông tư số 72/2017/TT-BTC quy định về quản lý, sử dụng các khoản thu từ hoạt động quản lý dự án của các chủ đầu tư, ban quản lý dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước. Tuy nhiên, văn bản này đã bị bãi bỏ bởi Thông tư số 108/2021/TT-BTC ngày 08/12/2021.

Thông tư số 108/2021/TT-BTC chỉ quy định về quản lý, sử dụng các khoản thu từ hoạt động tư vấn, quản lý dự án đầu tư công. Đối với các dự án không phải là đầu tư công, việc quản lý và sử dụng các khoản thu, chi của ban quản lý dự án không thuộc phạm vi điều chỉnh của thông tư này.

Đối với các khoản thu từ hoạt động quản lý dự án sử dụng nguồn vốn sự nghiệp, việc hướng dẫn thanh toán chi phí quản lý dự án được thực hiện theo các văn bản pháp luật sau:

1. Nghị định số 60/2021/NĐ-CP ngày 21/06/2021 của Chính phủ quy định về cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập. Nghị định này quy định rõ nguồn thu và nội dung chi cho các đơn vị sự nghiệp công thuộc các nhóm khác nhau (tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư, tự bảo đảm chi thường xuyên, tự bảo đảm một phần chi thường xuyên, và do ngân sách nhà nước bảo đảm chi thường xuyên).
2. Thông tư số 56/2022/TT-BTC ngày 16/09/2022 của Bộ Tài chính hướng dẫn một số nội dung về cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập và xử lý tài sản, tài chính khi tổ chức lại, giải thể đơn vị sự nghiệp công lập.

Do đó, nếu ban quản lý dự án là đơn vị sự nghiệp công lập, việc quản lý và sử dụng các khoản thu, chi từ nguồn kinh phí sự nghiệp sẽ tuân theo các quy định tại Nghị định số 60/2021/NĐ-CP và Thông tư số 56/2022/TT-BTC, tùy thuộc vào mức độ tự chủ tài chính của đơn vị.

Lưu ý quan trọng về hướng dẫn quyết toán chi phí quản lý dự án

Việc quyết toán chi phí quản lý dự án cần tuân thủ chặt chẽ các quy định về hồ sơ, chứng từ và quy trình thanh toán. Các đơn vị cần:

• Lập dự toán chi phí quản lý dự án chi tiết và được phê duyệt.
• Thực hiện các khoản chi theo đúng nội dung đã được phê duyệt trong dự toán.
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ cho từng khoản chi.
• Nghiên cứu kỹ các quy định về định mức, đơn giá và các chế độ, chính sách hiện hành.
• Tham khảo ý kiến của các chuyên gia hoặc cơ quan quản lý có thẩm quyền khi gặp vướng mắc.

Việc nắm rõ hướng dẫn chi phí quản lý dự án không chỉ giúp các đơn vị thực hiện đúng quy định pháp luật mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng nguồn vốn hiệu quả, tránh những sai sót không đáng có trong quá trình thực hiện dự án.

Giải pháp tối ưu hóa quản lý và thanh toán chi phí dự án

Để quản lý và thanh toán chi phí quản lý dự án một cách hiệu quả trong bối cảnh hiện nay, các chủ đầu tư và ban quản lý dự án nên áp dụng các giải pháp sau:

1. Ứng dụng công nghệ số: Sử dụng các phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp giúp theo dõi chi phí, quản lý hồ sơ, và tự động hóa quy trình thanh toán.
2. Đào tạo và nâng cao năng lực cán bộ: Thường xuyên cập nhật kiến thức pháp luật và kỹ năng quản lý tài chính cho đội ngũ cán bộ trực tiếp thực hiện công tác quản lý và thanh toán.
3. Xây dựng quy chế nội bộ rõ ràng: Ban hành quy chế quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án phù hợp với các quy định pháp luật và điều kiện thực tế của đơn vị.
4. Tăng cường kiểm soát nội bộ: Thực hiện kiểm tra, giám sát định kỳ các khoản chi phí, đảm bảo tuân thủ dự toán và quy định.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật, kết hợp với việc áp dụng các giải pháp quản lý tiên tiến sẽ giúp đảm bảo sự minh bạch, hiệu quả và chính xác trong công tác thanh toán chi phí quản lý dự án.