Hướng Dẫn Sử Dụng Outlook 2016 Toàn Tập Cho Người Mới Bắt Đầu

Microsoft Outlook 2016 là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn sắp xếp email, lịch, danh bạ và danh sách việc cần làm, tất cả ở một nơi duy nhất. Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn sử dụng Outlook 2016 toàn tập, giúp bạn làm quen và khai thác tối đa các tính năng của phần mềm này, đặc biệt hữu ích cho cả phiên bản Outlook cho Microsoft 365, Outlook 2024, Outlook 2021 và Office 365 Small Business.

Thiết lập tài khoản email trong Outlook 2016

Bước đầu tiên và quan trọng nhất khi sử dụng Outlook là thiết lập tài khoản email của bạn. Quy trình này thường diễn ra tự động nếu bạn đã sử dụng phiên bản Outlook cũ hơn trên cùng một máy tính.

Khi khởi động Outlook lần đầu, tính năng Thiết lập Tài khoản Tự động sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình. Bạn chỉ cần cung cấp tên, địa chỉ email và mật khẩu. Trong hầu hết các trường hợp, thông tin này là đủ. Tuy nhiên, nếu quá trình tự động không thành công, bạn có thể cần cung cấp thêm thông tin chi tiết về máy chủ thư từ nhà cung cấp dịch vụ email của mình.

Các bước thêm tài khoản email mới sau khi đã cài đặt:

1. Tại giao diện chính, chọn Tệp (File) trên thanh menu.
2. Chọn Thêm Tài khoản (Add Account).
3. Nhập địa chỉ email bạn muốn thêm và nhấn Kết nối (Connect).
4. Điền lại địa chỉ email và nhấn Tiếp theo (Next).
5. Nhập mật khẩu email của bạn.
6. Cho phép ứng dụng sử dụng các quyền được yêu cầu và nhấn Xong (Done) để hoàn tất.

Sau khi hoàn tất, tài khoản email của bạn sẽ xuất hiện ở góc dưới bên trái màn hình ứng dụng.

Làm quen với Thanh truy nhập nhanh và các tính năng chính

Thanh truy nhập nhanh (Quick Access Toolbar) là một phần quan trọng, giúp bạn dễ dàng di chuyển giữa các tính năng chính của Outlook như Thư, Lịch, Danh bạ (People) và Tác vụ.

Bạn có thể tùy chỉnh các nút hiển thị trên thanh này:

1. Truy cập Xem thêm tùy chọn dẫn hướng (See more navigation options).
2. Trong hộp thoại Tùy chọn Dẫn hướng (Navigation Options), bạn có thể:
   • Thay đổi Số mục hiển thị tối đa (Maximum items to display) để điều chỉnh số lượng nút.
   • Chọn hộp kiểm Dẫn hướng Thu gọn (Navigation Pane Collapsed) để hiển thị biểu tượng thay vì tên.
   • Sắp xếp lại thứ tự các nút bằng cách chọn mục và sử dụng nút Di chuyển Lên (Move Up) hoặc Di chuyển Xuống (Move Down).
3. Nhấn OK để lưu thay đổi.

Nếu không thích những thay đổi, bạn có thể nhấp vào Đặt lại (Reset).

Quản lý Thư Email hiệu quả

Email là phương tiện giao tiếp chính trong Outlook, kết nối bạn với mọi người. Bạn có thể thêm chữ ký cá nhân và tệp đính kèm vào thư của mình.

Tạo thư email mới:

• Tại bất kỳ thư mục thư nào (ví dụ: Hộp thư đến), chọn Email Mới (New Email). Phím tắt: Ctrl+Shift+M.
• Soạn nội dung và nhấn Gửi (Send).

Tạo và tùy chỉnh chữ ký email:

1. Trong một thư mới, chọn Chữ ký (Signatures) > Chữ ký... (Signatures...).
2. Trong tab Chữ ký Email (E-mail Signature), chọn Mới (New).
3. Nhập tên cho chữ ký, sau đó nhấn OK.
4. Trong phần Chọn chữ ký mặc định (Choose default signature), bạn có thể thiết lập chữ ký cho các tài khoản email và loại thư (Thư mới, Phản hồi/chuyển tiếp) cụ thể.

Chữ ký có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, danh thiếp điện tử, logo hoặc thậm chí là hình ảnh chữ ký viết tay của bạn.

Lưu trữ tệp đính kèm

Khi nhận được email có tệp đính kèm, bạn có thể xem trước hoặc lưu tệp về máy tính. Để lưu, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng tệp đính kèm và chọn tùy chọn lưu phù hợp.

Tạo cuộc hẹn và quản lý Lịch

Outlook 2016 cung cấp một công cụ lịch mạnh mẽ để bạn quản lý lịch trình, cuộc họp và sự kiện.

Tạo cuộc hẹn mới:

1. Chuyển đến mục Lịch (Calendar) trên Thanh truy nhập nhanh.
2. Nhấn nút Cuộc hẹn Mới (New Appointment) hoặc Cuộc họp Mới (New Meeting) nếu bạn muốn mời người khác.
3. Điền đầy đủ thông tin: chủ đề, địa điểm, thời gian bắt đầu và kết thúc.
4. Thiết lập Lời nhắc (Reminder) để không bỏ lỡ.
5. Nếu là cuộc họp, hãy thêm người tham dự vào trường Đến (To).
6. Nhấn Lưu & Đóng (Save & Close).

Quản lý Danh bạ (People)

Phần Danh bạ (People) cho phép bạn lưu trữ và quản lý thông tin liên hệ của đối tác, khách hàng và đồng nghiệp.

Tạo liên hệ mới:

1. Chuyển đến mục Danh bạ (People) trên Thanh truy nhập nhanh.
2. Nhấn nút Liên hệ Mới (New Contact).
3. Điền các thông tin chi tiết như tên, chức vụ, công ty, địa chỉ email, số điện thoại, v.v.
4. Nhấn Lưu & Đóng (Save & Close).

Bạn có thể tổ chức danh bạ bằng cách tạo các danh sách liên hệ (Contact Groups) để gửi email hàng loạt hiệu quả hơn.

Sử dụng Tác vụ (Tasks)

Tính năng Tác vụ (Tasks) giúp bạn tạo và theo dõi các công việc cần hoàn thành. Bạn có thể đặt hạn chót, mức độ ưu tiên và đánh dấu hoàn thành khi công việc đã xong.

Tạo tác vụ mới:

1. Chuyển đến mục Tác vụ (Tasks) trên Thanh truy nhập nhanh.
2. Nhấn nút Tác vụ Mới (New Task).
3. Đặt tên cho tác vụ, thiết lập ngày bắt đầu, ngày hết hạn và mức độ ưu tiên.
4. Bạn cũng có thể thêm ghi chú hoặc người được giao việc.
5. Nhấn Lưu & Đóng (Save & Close).

Việc sử dụng thành thạo Outlook 2016, dù là phiên bản cũ hay mới, sẽ giúp nâng cao đáng kể năng suất làm việc. Hãy bắt đầu khám phá và áp dụng ngay hôm nay để quản lý công việc hiệu quả hơn.