Hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu 01/ĐNXLNT xử lý tiền thuế nộp thừa năm 2026

Việc nộp thừa các khoản thuế, tiền chậm nộp hoặc tiền phạt là tình huống không mong muốn nhưng có thể xảy ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Để giải quyết vấn đề này, cơ quan thuế đã ban hành Mẫu 01/ĐNXLNT. Bài viết này sẽ đi sâu vào hướng dẫn cách lập mẫu này trên phần mềm HTKK, đồng thời làm rõ các quy định liên quan đến việc xử lý tiền thuế nộp thừa theo pháp luật hiện hành.

I. Quy trình thực hiện kê khai Mẫu 01/ĐNXLNT trên phần mềm HTKK

Để đảm bảo việc lập hồ sơ đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa diễn ra suôn sẻ và chính xác, người nộp thuế cần tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK)

Trước hết, người nộp thuế cần truy cập vào phần mềm HTKK và thực hiện đăng nhập bằng mã số thuế của doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh. Đây là bước khởi tạo để truy cập vào các chức năng kê khai.

Bước 2: Chọn chức năng kê khai

Sau khi đăng nhập thành công, trên giao diện chính của phần mềm, người nộp thuế cần điều hướng đến chức năng kê khai theo đường dẫn sau:

• Chọn mục Hoàn thuế.
• Tiếp theo, chọn VB đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa (01/ĐNXLNT).

Sau khi lựa chọn chức năng này, một cửa sổ sẽ hiện ra yêu cầu người nộp thuế xác định cơ quan thuế nộp tờ khai. Cơ quan thuế nộp tờ khai chính là cơ quan thuế quản lý trực tiếp của người nộp thuế. Nhấn “Đồng ý” để mở màn hình kê khai chi tiết.

II. Hướng dẫn chi tiết các mục thông tin cần nhập trên Mẫu 01/ĐNXLNT

Mẫu 01/ĐNXLNT bao gồm các phần chính, yêu cầu người nộp thuế điền đầy đủ và chính xác các thông tin sau:

1. Thông tin người nộp thuế

Phần này bao gồm các chỉ tiêu sẽ được phần mềm tự động hiển thị dựa trên dữ liệu đăng ký thuế của người nộp thuế:

• [01] Tên người nộp thuế
• [02] Mã số thuế
• [03] Địa chỉ
• [04] Thông tin liên hệ

Người nộp thuế cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin này để đảm bảo chúng hoàn toàn chính xác.

2. Thông tin số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa

Đây là phần quan trọng nhất, yêu cầu người nộp thuế cung cấp chi tiết về khoản nộp thừa:

• Nội dung khoản nộp thừa (2): Hiển thị theo cột tiểu mục (3).
• Mã định danh khoản phải nộp (ID): Nhập dạng text nếu có.
• Chương: Nhập dạng text.
• Tiểu mục: Chọn từ danh mục hệ thống.

Thông tin cơ quan thu: Việc xác định tên cơ quan thu sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể:

• Trường hợp hoàn nộp thừa các loại thuế: Nếu chọn hoàn tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp, hệ thống sẽ mặc định cơ quan thu và không cho phép chỉnh sửa. Trong trường hợp chọn hoàn nộp thừa tại cơ quan thuế có khoản thu phân bổ, người nộp thuế có thể chọn cơ quan thu từ danh mục toàn quốc.
• Trường hợp hoàn thuế TNCN hoặc hoàn do chuyển đổi doanh nghiệp: Nếu nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp, có thể chọn cơ quan thu trong danh mục. Nếu nộp tại cơ quan thuế vãng lai, hệ thống mặc định cơ quan thu và không cho phép sửa.

Thông tin số tiền:

• (7) Loại tiền: Chọn VND.
• (8) Số tiền phải nộp: Nhập số không âm.
• (9) Số tiền đã nộp vào ngân sách: Nhập số không âm và phải lớn hơn hoặc bằng số tiền phải nộp.

Hệ thống sẽ tự động tính toán:

• (10) Số tiền nộp thừa = (9) – (8)

3. Đề nghị xử lý khoản nộp thừa

Tại phần này, người nộp thuế có hai lựa chọn chính:

a. Đề nghị bù trừ với khoản thuế phải nộp

Người nộp thuế cần nhập các thông tin sau:

• Mã số thuế
• Tên người nộp thuế khác (nếu có)
• Nội dung khoản nợ hoặc nghĩa vụ thuế phát sinh
• Mã định danh khoản phải nộp
• Chương, tiểu mục
• Hạn nộp thuế
• Số tiền còn phải nộp

Sau đó, nhập Số tiền đề nghị bù trừ. Hệ thống sẽ thực hiện kiểm tra: Số tiền bù trừ không được lớn hơn số tiền còn phải nộp và tự động tính toán Số tiền còn phải nộp sau bù trừ.

b. Đề nghị hoàn trả tiền nộp thừa

Số tiền hoàn sẽ được tính bằng: Tổng tiền nộp thừa – tổng tiền đã bù trừ. Người nộp thuế cần khai báo các thông tin sau:

• Hình thức hoàn trả: Chuyển khoản hoặc Tiền mặt.
• Nếu chọn Chuyển khoản: Tên chủ tài khoản, Số tài khoản, Ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.
• Thông tin cá nhân (cho hoàn thuế TNCN): CMND/CCCD/Hộ chiếu, Ngày cấp, Nơi cấp.

III. Các tài liệu và phụ lục liên quan

Ngoài Mẫu 01/ĐNXLNT, người nộp thuế có thể cần kê khai thêm các tài liệu và phụ lục sau:

1. Lập phụ lục 02-1/HT

Phụ lục này dùng để kê khai chi tiết các chứng từ đã nộp tiền vào ngân sách. Các thông tin cần nhập bao gồm:

• Số chứng từ
• Ngày chứng từ
• Ngân hàng hoặc kho bạc nơi nộp
• Tiểu mục thu ngân sách
• Kỳ thuế
• Số tiền đã nộp

2. Tài liệu gửi kèm hồ sơ

Tùy theo từng trường hợp cụ thể, người nộp thuế có thể cần nộp kèm các tài liệu khác theo yêu cầu của cơ quan thuế.

IV. Các trường hợp xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa

Theo quy định của pháp luật về quản lý thuế, khi có phát sinh số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa, người nộp thuế có hai phương thức xử lý chính:

• Bù trừ với các khoản nợ thuế, nghĩa vụ thuế khác: Đây là phương án ưu tiên khi người nộp thuế còn các khoản nghĩa vụ tài chính chưa hoàn thành. Việc bù trừ giúp giảm thiểu thủ tục hành chính và thời gian xử lý.
• Yêu cầu hoàn trả lại số tiền nộp thừa: Nếu người nộp thuế không còn các khoản nợ thuế hoặc các khoản nghĩa vụ khác, có thể làm đơn đề nghị cơ quan thuế hoàn trả lại số tiền đã nộp thừa.

Việc lựa chọn phương thức xử lý nào phụ thuộc vào tình hình thực tế của người nộp thuế và quy định cụ thể của từng loại thuế, khoản thu.

V. Hồ sơ và thủ tục hoàn nộp thừa các loại thuế

Để thực hiện thủ tục hoàn nộp thừa, người nộp thuế cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa (Mẫu số 01/ĐNXLNT).
• Văn bản ủy quyền (nếu người nộp thuế không trực tiếp thực hiện thủ tục, trừ trường hợp đại lý thuế nộp hồ sơ).
• Các tài liệu kèm theo (nếu có).

Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua giao dịch điện tử. Điều kiện thực hiện giao dịch điện tử phải tuân thủ quy định tại Thông tư số 19/2021/TT-BTC.

Tổng kết

Việc hiểu rõ và thực hiện đúng các bước kê khai Mẫu 01/ĐNXLNT trên phần mềm HTKK là vô cùng quan trọng để đảm bảo quyền lợi về thuế của doanh nghiệp. Hãy luôn cập nhật các quy định mới nhất từ Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính để việc thực hiện thủ tục được chính xác và hiệu quả nhất. Nếu gặp khó khăn trong quá trình kê khai, đừng ngần ngại liên hệ với bộ phận hỗ trợ của phần mềm HTKK hoặc các chuyên gia tư vấn thuế để được trợ giúp kịp thời.